For mange virksomheter starter utfordringen i det små. Én mobil bestilles fra en leverandør, en PC fra en annen og support fra en tredje. Etter hvert blir det vanskelig å vite hvem som eier hva, hvilke enheter som er oppdatert, og hvem som kan hjelpe når noe stopper opp. En samlet tilnærming gir bedre kontroll, uten at dere trenger å gjøre teknologien mer komplisert enn nødvendig.
Mobil og IT for bedrifter bør planlegges samlet
Mobilen er ikke lenger bare en telefon. Det er arbeidsverktøy, kamera, nøkkel til innlogging og tilgangspunkt til kundedialog, dokumenter og interne systemer. Det samme gjelder PC-en og nettbrettet. Når disse brukes på tvers av kontor, hjemmekontor, kundebesøk og reise, må de fungere som en del av samme digitale arbeidsplass.
Å planlegge mobil, IT og telefoni samlet handler først og fremst om å redusere friksjon. Medarbeideren skal kunne jobbe trygt fra riktig enhet, med riktig tilgang og uten å bruke unødvendig tid på tekniske hindringer. For virksomheten betyr det færre løse avtaler, tydeligere ansvar og bedre oversikt over kostnader.
Det betyr ikke at alle skal ha samme mobil eller PC. En montør, en selger, en prosjektleder og en økonomiansvarlig har ulike behov. Noen trenger en slitesterk telefon med godt kamera og lang batteritid. Andre trenger større skjerm, høy ytelse eller ekstra sikkerhet på PC-en. Det viktige er å velge enheter ut fra arbeidsoppgavene - og å ha en plan for hvordan de settes opp, sikres, erstattes og avsluttes.
Utstyret må passe til jobben
Det er lett å starte med modell, lagringskapasitet og pris. Dette er viktige valg, men de gir ikke hele bildet. Før dere kjøper nytt utstyr, bør det avklares hvordan medarbeiderne faktisk jobber, hvilke systemer de bruker og hvor sårbare driften er dersom en enhet forsvinner eller slutter å fungere.
Spørsmålene trenger ikke være tekniske. Hvor mange ansatte skal bruke mobil som primært arbeidsverktøy? Hvem trenger PC med ekstra kapasitet? Hvilke programmer og data må være tilgjengelige utenfor kontoret? Hvor raskt må en ny enhet være klar hvis en medarbeider mister eller ødelegger den gamle?
Svarene gjør det enklere å standardisere der det er fornuftig. Standardisering betyr ikke at alle får identisk utstyr. Det betyr at du velger og håndterbart antall modeller, tilbehør og oppsett. Da blir bestilling, support, opplæring og utskifting enklere. Det blir også lettere å holde reservedeler, ladere, skjermer og beskyttelse tilgjengelig når noe haster.
For små virksomheter kan én eller til anbefalte mobilmodeller og PC-konfigurasjoner være nok. Større virksomheter trenger ofte tydeligere brukerprofiler, for eksempel standard, avansert og filtarbeid. Begge deler kan gi gevinst når valgene bygger på reelle behov fremfor enkeltønsker ved hver bestilling.
Sikkerhet må fungere i en travel arbeidsdag
Sikkerhet blir ofte vurdert først etter en hendelse. En tapt mobil, en mistenkelig e-post eller en PC med feil tilgang kan imidlertid få konsekvenser lenge før det blir en synlig krise. Kundedata, innloggingsinformasjon, tilbud og interne dokumenter kan ligge tilgjengelig på enheter som tas med overalt.
Et godt sikkerhetsnivå starter med grunnleggende tiltak som er enkle å følge. Enhetene bør være skjermlåst, kryptert og oppdatert. Innlogging bør beskyttes med tofaktorautentisering, slik at passord alene ikke gir tilgang. Virksomheten bør også kunne sperre, finne eller slette en tapt enhet når situasjonen krever det.
Administrasjon av mobile enheter og PC-er gjør dette mer oversiktlig. Da kan virksomheten sette felles krav til sikkerhet, distribuere nødvendige apper og fjerne jobbdata når en medarbeider slutter. Samtidig må løsningen være tilpasset virksomheten. En liten bedrift med få ansatte trenger ikke den samme strukturen som en organisasjon med flere avdelinger, strenge dokumentasjonskrav eller ansatte som arbeider med sensitiv informasjon.
Det finnes også en praktisk balanse å ta hensyn til. For strenge regler kan gjøre hverdagen tungvint og føre til at ansatte finner egne omveier. For løse regler øker risikoen. Målet er ikke flest mulig sikkerhetstiltak, men riktige tiltak som medarbeiderne kan bruke hver dag.
Backup og beredskap er en del av leveransen
Mange tenker på backup som noe som gjelder servere og store IT-miljøer. I praksis er behovet like aktuelt når virksomhetens arbeid foregår i skylagring, e-post, samhandlingsverktøy og på mobile enheter. En slettet mappe, en feil synkronisering eller et angrep kan ramme viktig informasjon selv om dataene ikke ligger på en lokal server.
En backup-løsning bør derfor svare på to spørsmål: Hva skal kunne gjenopprettes, og hvor raskt må det skje? For noen holder det å gjenopprette enkeltfiler eller e-post. For andre må hele arbeidsflaten kunne settes tilbake raskt for å unngå driftsstans.
Les mer om våre backup løsninger her →
Beredskap handler også om utstyr. Hvis en ansatt i en nøkkelrolle får ødelagt PC-en sin på mandag morgen, hjelper det lite at ny maskin er bestilt til uken etter. Avtal gjerne hvordan erstatningsutstyr, overføring av data og oppsett skal håndteres. Da kan en uforutsett hendelse bli en praktisk oppgave fremfor en hektisk krise.
Fra bestilling til bruk
Den reelle kostnaden for en mobil eller PC er mer enn innkjøpsprisen. Oppsett, support, reparasjoner, tilbehør, abonnementer, administrasjon og utskifting påvirker totalbildet. Når utstyret skal byttes ut, kommer også spørsmålene om datasletting, gjenbruk og ansvar for gammelt materiell.
En livsløpsplan gir forutsigbarhet. Dere vet når enhetene bør vurderes for utskifting, hvem som skal godkjenne innkjøp, og hva som skal skje når en medarbeider begynner eller slutter. Dette gir bedre budsjettkontroll og reduserer risikoen for at gamle enheter med tilgang til virksomhetens data blir liggende i en skuff.
Mobit Leasing kan være et godt alternativ for virksomheter som ønsker jevnere kostnader og regelmessig fornyelse av utstyret. Det passer særlig når mange enheter skal byttes på faste intervaller. Samtidig bør avtalen vurderes opp mot faktisk brukstid, behov for fleksibilitet og hvordan reparasjoner eller endringer i antall ansatte håndteres. For enkelte virksomheter er direkte kjøp fortsatt det mest hensiktsmessige.
Én kontaktflate gir mer enn enklere fakturaer
Når telefoni, mobile enheter, IT-utstyr og sikkerhet håndteres av ulike aktører, kan det bli tidkrevende å finne riktig kontaktperson når feil oppstår. Problemet er sjelden at én leverandør er dårlig. Problemet er at ansvaret kan falle mellom flere parter når tjenester og utstyr må fungere sammen.
En lokal partner som kjenner virksomheten kan gi verdi både før, under og etter et innkjøp. Først ved å kartlegge behov og anbefale riktige løsninger. Deretter ved å klargjøre utstyr, hjelpe med oppsett og sikre at medarbeiderne kommer raskt i gang. Over tid handler det om tilgjengelig support, rådgivning ved endringer og en kontakt som ser helheten.
For en IT-ansvarlig betyr dette mindre koordinering og bedre kontroll. For daglig leder eller administrasjonen betyr det færre steder å henvende seg. Og for medarbeideren betyr det at hjelp er nær når arbeidsverktøyet ikke fungerer som det skal.
Mobit kombinerer lokalt tilgjengelig rådgivning med utstyr, telefoni, IT-tjenester og sikkerhetsløsninger for bedrifter. Det gjør det enklere å bygge en arbeidsplass der teknologien støtter vekst og drift, i stedet for å skape flere oppgaver.